A ferramenta conhecida como 5W2H trata de uma técnica que revelam uma
sequência de elementos que devem ser abordados e esclarecidos elucidando os
principais elementos respondendo as seguintes perguntas (em inglês, língua onde
técnica foi desenvolvida): What, Why, Where, When, Who,
How e How Much.
Figura: 5W2H
De forma clara a aplicação da técnica 5W2H trata da resposta clara a
essas perguntas, que são fundamentais ao estabelecimento de uma lógica na
abordagem da resposta de qualquer questão, problema e até projetos.
1.
A primeira pergunta que deve ser feita,
logicamente é relativa ao “o que?”. Ter claro o problema ou questão a
ser resolvida. Ficando claro esse ponto, as demais questões têm sua abordagem
mais direcionada, simples. É fundamental responder claramente essa pergunta.
2.
A segunda questão que deve ser tratada é o “por
que?”, ou seja, ter claro por qual motivo essa questão é relevante,
importante ser respondida.
3.
Depois é preciso deixar claro quem fará, quem
será responsável ou quem executará a ação. A na resposta do terceiro ponto, o “quem?”
que fica estabelecida a responsabilidade pela aplicação e execução da ação. Em
alguns casos, não é identificada a pessoa especificamente ou em particular, mas
o cargo do responsável, como por exemplo:” Quem fará: Diretor de Aquisições”.
4.
Seguindo a sequência, depois de identificara
responsabilidade pela execução, é necessário explicitar, deixar claro, a
orientação espacial ou geográfica de onde deverá ocorrer a atividade ou sua
localização funcional, quando se responde ao questionamento sobre “onde?”.
A identificação dessa localização pode se referir a um local da empresa, um
ambiente, como o virtual, ou mesmo um endereço ou localização específica, se
necessário.
5.
Seguindo, no próximo passo, é importante deixar
claro os aspectos temporais onde devem ser realizadas as ações e sua
condicionantes, abordado a resposta ao questionamento do “quando?”. Em
alguns casos, as ações são ou tratam de um processo de desdobramentos de outras
ações, fazendo com que uma etapa ou procedimento seja necessariamente
relacionado a processos ou provimentos precedentes. Dessa maneira entende o
momento bem como o prazo máximo de cumprimento das ações é são condições
relevante para o sucesso ou atingimento das metas ou objetivos previstos
6.
Indicando o primeiro quesito descrito como um
“h”, ou seja, o how, que determina “como será feito?”, é
importante deixar claro os meios e mecanismos previstos para a execução da
atividade. Na determinação do “como” algumas vezes é importante até explicitar
a necessidade de contratações, serviços ou uso de estruturas de terceiros. Se a
solução ou alternativa for interna à empresa ou organização, isso também deverá
ficar claro, descrevendo a totalidade de recursos e condições necessárias para
o cumprimento da tarefa. Se sugere que os recursos ou estruturas sejam
identificadas, separadas e preparadas com antecedência para evitar problemas e
atrasos de execução.
7.
Ultimando a estrutura de perguntas e abordagens,
é necessário responde ao “quanto vai custar?”. No caso de uma operação
ou atividade onde a aplicação da técnica vise a resolução de um problema ou questão
que envolva a necessidade de desembolso ou pagamento, a resposta e
identificação desse ponto se torna mais objetiva. Contudo, nem sempre há a
necessidade de se realizar o pagamento ou desembolso para contratação ou
aquisição de algum tio de recurso para resolver o problema, algumas vezes
poderá haver uma resolução interna, usando recursos disponíveis na empresa, o
que deixaria a resposta a essa pergunta falha ou muito imprecisa. Nesse caso,
devem ser identificados os itens de custo ou que será consumido durante o
processo de resolução das questões. Alguns autores chegam mesmo a identificar a
técnica como 5W1H justamente por não entenderem a viabilidade de considerar o
2º “h” para aplicação geral da técnica.
Esta ferramenta é altamente flexível, pode ser aplicada por equipes em
processos de tomada de decisão ou memo de forma autônoma, servindo de guia por
um profissional, técnico ou executivo.
Para sua execução se sugere a adoção de ferramentas eletrônicas diversas,
como editores de texto ou planilhas eletrônicas, onde serão registradas as
respostas aos questionamentos. Se realizado em grupos, é importante limitar
aspectos de tempo para realização de levantamento de dados sobre a questão ou
problema, bem coo de tempo para elaboração de suas respostas. Depois se sugere
que o material seja impresso ou distribuído para todos os envolvidos.
O material impresso pode servir de instrumento de checagem e controle
sobre a execução do previsto, servido de orientador para grupos e para a gestão
das organizações.
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