sábado, 15 de janeiro de 2022

5W2H

  

A ferramenta conhecida como 5W2H trata de uma técnica que revelam uma sequência de elementos que devem ser abordados e esclarecidos elucidando os principais elementos respondendo as seguintes perguntas (em inglês, língua onde técnica foi desenvolvida): What, Why, Where, When, Who, How e How Much.

 

Figura: 5W2H

 

 

De forma clara a aplicação da técnica 5W2H trata da resposta clara a essas perguntas, que são fundamentais ao estabelecimento de uma lógica na abordagem da resposta de qualquer questão, problema e até projetos.

1.      A primeira pergunta que deve ser feita, logicamente é relativa ao “o que?”. Ter claro o problema ou questão a ser resolvida. Ficando claro esse ponto, as demais questões têm sua abordagem mais direcionada, simples. É fundamental responder claramente essa pergunta.

2.      A segunda questão que deve ser tratada é o “por que?”, ou seja, ter claro por qual motivo essa questão é relevante, importante ser respondida.

3.      Depois é preciso deixar claro quem fará, quem será responsável ou quem executará a ação. A na resposta do terceiro ponto, o “quem?” que fica estabelecida a responsabilidade pela aplicação e execução da ação. Em alguns casos, não é identificada a pessoa especificamente ou em particular, mas o cargo do responsável, como por exemplo:” Quem fará: Diretor de Aquisições”.

4.      Seguindo a sequência, depois de identificara responsabilidade pela execução, é necessário explicitar, deixar claro, a orientação espacial ou geográfica de onde deverá ocorrer a atividade ou sua localização funcional, quando se responde ao questionamento sobre “onde?”. A identificação dessa localização pode se referir a um local da empresa, um ambiente, como o virtual, ou mesmo um endereço ou localização específica, se necessário.

5.      Seguindo, no próximo passo, é importante deixar claro os aspectos temporais onde devem ser realizadas as ações e sua condicionantes, abordado a resposta ao questionamento do “quando?”. Em alguns casos, as ações são ou tratam de um processo de desdobramentos de outras ações, fazendo com que uma etapa ou procedimento seja necessariamente relacionado a processos ou provimentos precedentes. Dessa maneira entende o momento bem como o prazo máximo de cumprimento das ações é são condições relevante para o sucesso ou atingimento das metas ou objetivos previstos

6.      Indicando o primeiro quesito descrito como um “h”, ou seja, o how, que determina “como será feito?”, é importante deixar claro os meios e mecanismos previstos para a execução da atividade. Na determinação do “como” algumas vezes é importante até explicitar a necessidade de contratações, serviços ou uso de estruturas de terceiros. Se a solução ou alternativa for interna à empresa ou organização, isso também deverá ficar claro, descrevendo a totalidade de recursos e condições necessárias para o cumprimento da tarefa. Se sugere que os recursos ou estruturas sejam identificadas, separadas e preparadas com antecedência para evitar problemas e atrasos de execução.

7.      Ultimando a estrutura de perguntas e abordagens, é necessário responde ao “quanto vai custar?”. No caso de uma operação ou atividade onde a aplicação da técnica vise a resolução de um problema ou questão que envolva a necessidade de desembolso ou pagamento, a resposta e identificação desse ponto se torna mais objetiva. Contudo, nem sempre há a necessidade de se realizar o pagamento ou desembolso para contratação ou aquisição de algum tio de recurso para resolver o problema, algumas vezes poderá haver uma resolução interna, usando recursos disponíveis na empresa, o que deixaria a resposta a essa pergunta falha ou muito imprecisa. Nesse caso, devem ser identificados os itens de custo ou que será consumido durante o processo de resolução das questões. Alguns autores chegam mesmo a identificar a técnica como 5W1H justamente por não entenderem a viabilidade de considerar o 2º “h” para aplicação geral da técnica.

Esta ferramenta é altamente flexível, pode ser aplicada por equipes em processos de tomada de decisão ou memo de forma autônoma, servindo de guia por um profissional, técnico ou executivo.

Para sua execução se sugere a adoção de ferramentas eletrônicas diversas, como editores de texto ou planilhas eletrônicas, onde serão registradas as respostas aos questionamentos. Se realizado em grupos, é importante limitar aspectos de tempo para realização de levantamento de dados sobre a questão ou problema, bem coo de tempo para elaboração de suas respostas. Depois se sugere que o material seja impresso ou distribuído para todos os envolvidos.

 

Tabela: 5W2H


 

O material impresso pode servir de instrumento de checagem e controle sobre a execução do previsto, servido de orientador para grupos e para a gestão das organizações.

 

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