5S

  

É uma ferramenta direcionada à melhoria do ambiente organizacional. Ao preparar e adaptar os aspectos ambientais da organização, transforma espaços e ambientes, impactando diretamente as pessoas que ali trabalham, interagem e estabelecem seus relacionamentos profissionais.

A essência do 5S é melhorar o ambiente de trabalho, envolvendo um processo contínuo, de melhoria contínua.

A sigla 5S vem das palavras japonesas:

·        seiri à senso de utilização;

·        seiton à senso de ordenação;

·        seisou à senso de limpeza;

·        seiketsu à senso de saúde; e,

·        shitsuke à senso de autodisciplina.

Por isso mesmo a técnica 5S também é conhecida como os “5 sensos da qualidade”, um conjunto de elementos que indicam, transmitem e envolvem aspectos comportamentais necessários ao ambiente organizacional.

O seiri ou senso de utilização trata da identificação dos recursos à disposição do ambiente de Trabalho, ou seja, todos os recursos, objetos e coisas devem ser localizados e avaliados de acordo com sua condição de uso. Elementos não usados, em desuso, danificados ou quebrados devem ser substituídos, descartados ou eliminados a fim de promover uma primeira etapa no sendo de utilização. Desde esse primeiro passo o engajamento e participação de todos os colaboradores é fundamental.

O segundo momento explora o segundo senso, o seiton, ou seja, o senso de ordenação, trata da organização física do ambiente, identificando a localização e a organização física do espaço de trabalho. Novamente, o engajamento e a colaboração de todos os colaboradores olhando, observando e ajustando cada grupo seu setor e seu espaço de trabalho uma ação de fundamental importância para o atingimento dos objetivos desse senso.

Ao compartilhar o processo de organização, como consequência da observação da utilização de diversos tipos de recurso, a tendencia é que todos comessem a se apropriar do ambiente, que deverá estar mais adequado aos processos e atividades ali desenvolvidas.

Dessa maneira o terceiro passo envolve a limpeza propriamente dita. Coo descrito e esperado o seisou, ou seja, o senso da limpeza novamente envolve equipes e colaboração para realizar um mutirão de limpeza, faxina.  Trata de uma atividade que pode durar até um período de tempo envolvendo alguns dias, mas a limpeza ajuda no processo de motivação, higiene e participação no sentido da conservação.

Assim, após o mutirão da faxina, o passo seguinte é realizar o seiketsu, senso da saúde. Trata-se de uma etapa destinada a construção de ações que visam a perpetuação dos passos explorados anteriormente. Implica na orientação e adoção de processos que envolvem a perpetuação das ações realizadas e na identificação de novas práticas cotidianas que devem ser praticadas e repetidas até que sejam incorporadas na cultura da organização, ou seja, pela configuração de práticas cotidianas automáticas. Nesse passo, também são abordados aspectos de segurança, em amplo sentido, a serem usados cotidianamente.

Como último passo, o senso de autodisciplina previsto pelo shitsuke, trata da criação de comissões e comitês para discutir, criar e desenvolver modelos e procedimentos de auditoria no que foi desenvolvido, principalmente no último passo. Ao atingir o 5º S, já estamos lidando com aspectos de perpetuação, controle e até de verificação de implementação de melhorias contínuas. Se considera que nesse quinto passo esteja o segredo do sucesso da metodologia dos 5S.

Com a aplicação da técnica se espera reduzir ineficiências operacionais e maximizar a dedicação e produtividade, já que pequenos desvios e condições funcionais passaram por breves ajustes, envolvendo, principalmente, os colaboradores, ou seja, as pessoas diretamente afetadas por questões de organização e condições de trabalho.

Ainda se identifica na literatura uma sugestão de plano de ações para a implementação da técnica:

1.      tenha claros a condição atual, presente e os objetivos a serem atingidos;

2.      adquira conhecimento, busque saber sobre a aplicação dessa ferramenta em outras empresas, preferencialmente de porte ou finalidade similar, pesquise e busque saber sobre outras iniciativas de implementação do 5S. tenha claro que o engajamento, a participação e a motivação dos colaboradores são fundamentais para o sucesso de aplicação dessa técnica;

3.      elabore planos de implementação de cada etapa do processo, observa aspectos de comunicação e envolvimento;

4.      defina as ações a serem implementadas em cada passo e os responsáveis pela condução de cada passo;

5.      defina processos de entrega dos resultados e compartilhamento na conclusão de cada etapa;

6.      registre os momentos, reconheça a participação e o desenvolvimento de cada ação;

7.      avalie os resultados atingidos e verifique a implementação de novos processos.

Pesquisas também mostram que o sucesso da aplicação dessa ferramenta de qualidade está no seu acompanhamento e repetição. Logicamente não será uma em uma única aplicação que os processos serão plenamente alterados e a qualidade irá repercutir todo seu potencial para a empresa. O sucesso está n adoção contínua e revisão dos passos, envolvendo cada vez mais aspectos relevantes do funcionamento da organização.