Matriz de GUT

  

A Matriz GUT é uma ferramenta de identificação de prioridades na resolução de problemas, com aplicação simples imediata, altamente indicada a processos gerenciais e de tomada de decisão. É uma ferramenta que também se mostra muito mais adequada quando utilizada por um grupo pessoas.

Por se tratar de uma ferramenta muito flexível e simples, consegue ser empregada em uma gama muito grande situações, podendo ser usada em qualquer segmento ou área, contribuindo do processo de planejamento ao de tomada de decisão.

Com o uso dessa matriz, se identificam as questões ou problemas que afligem empresas e grupos, promovendo uma análise que ordenará a ordem com que esses problemas ou questões devam ser abordados, evitando que questões menores ou de menor impacto sejam priorizadas no lugar de outras, com maior poder ou relevância de ampliar problemas e seus efeitos. Em função disso, de seu uso e aplicação a Matriz GUT também é conhecida como Matriz de priorização.

A Matriz GUT funciona através da identificação e interpretação de cada problema ou questão que requer atenção ou esforço das empresas e organizações na sua condução ou resolução.

Para tanto é importante que a empresa tenha claramente definidos e mapeados todos problemas ou questões que devem ser resolvidas ou solucionadas. Podem ser questões variadas, como no caso de uma empresa, exemplo a ser explorado, necessitar realizar investimentos na modernização de sua planta, precisar investir na aquisição de novas tecnologias, necessita contratar empresas de segurança, precisa resolver problema de negociação de impostos e trocar mobiliário do escritório de apoio.

Inicialmente, percebamos a abordagem sobre as questões ou problemas a serem analisados podem tratar de aspectos diversos, amplos. Como no exemplo citado e que será desenvolvido aqui nesse tópico, digamos que são questões que uma empresa de médio porte, com seus recursos limitados em termos de capital e pessoal, por exemplo, tenha que lidar. Como usar a capacidade da empresa para resolver ou atender àquelas questões? O que deve ser feito primeiramente?

A primeira etapa consiste no mapeamento dessas questões e problemas, que devem abranger os principais pontos de trade-off, ou seja, ou a empresa se dedica ao atendimento de uma questão, e a resolve, ou a de outra questão, resolvendo a outra, no lugar da primeira. Essa maneira, o trabalho feito por equipes ou grupos já desponta como sendo uma alternativa mais interessante por permitir uma avaliação mais ampla do que a de um único ponto de vista.

Seguindo o exemplo, relacionando as questões:

 

Exemplo de questões em uma Matriz GUT

 

Posteriormente, devem ser iniciados os entendimentos sobre os aspectos relativos à Matriz de GUT, devemos estabelecer e comparar aspectos relativos à Gravidade, Urgência e Tendência, um acrônimo, de cada uma das questões levantadas. Observe o quadro:

 

 

Gravidade	Qual a gravidade do problema? Deve ser entendido como a intensidade dos danos gerados pela não resolução da questão.
Urgência	Qual o impacto do tempo? Como o passar do tempo pode amplificar os danos? Quanto menor o tempo, mais urgente é necessidade de intervenção ou conclusão da questão.
Tendência	O problema pode evoluir? Deve considerar os impactos da questão caso não sejam tratados prioritariamente. Há questões que se não resolvidas podem amplificar impactos com seus desdobramentos.

 

Isolando e entendendo cada uma das considerações, é possível perceber que nem toda questão urgente é percebida como sendo grave na mesma proporção ou que tenha a tendencia de gerar consequências tão impactantes. Entender e discutir essas sutilizas é o trabalho do grupo ou a avaliação que deve ser realizada pelo gestor ou tomador de decisão.

Para tanto, cada uma das questões identificadas e consideradas, relacionadas na matriz GUT, deve ser pontuada com uma nota entre uma escala de pontos entre o número 1 e número 5, que implica na adição de importância ou de sua intensidade.

Muitas vezes essa intensidade é melhor marcada quando se considera uma comparação relativa entre as questões, ou seja, entre a questão “A” e a questão “B”, comparativamente, a “B” é mais urgente do que a “A”, assim por diante.

Apesar disso, a pontuação deve seguir uma sequência crescente de percepção, que pode ser orientada pela seguinte escala:

 

Escala	Gravidade	Urgência	Tendência
1	Sem gravidade, dano futuro é e mínimo	Impacto no muito longo prazo, sem pressa	O problema não vai piorar, pode até desaparecer naturalmente.
2	Pouco grave, gera dano pequeno	Se trata de uma questão que pode aguardar um prazo maior comparativamente	Tende a piorar em longo prazo, comparativamente.
3	Problema grave, com dano médio comparativamente	O problema permanece e corre risco de piorar com o passar do tempo	A questão permanece com possibilidade de piora com o passar do tempo.
4	Questão considerada muito grave, que vai gerar grande dano.	O problema tem urgência em ser resolvido.	O problema vai piorar em pouco tempo.
5	O problema é extremamente grave com dano considerado GRAVÍSSIMO	O problema piora muito se não resolvido de forma imediata	Piora muito e seus desdobramentos vão produzir muitos impactos negativos

 

Nesse levantamento cada um dos elementos do GUT deve ser identificado e avaliado de forma isolada e comparativa. Não se deve considerar, por exemplo, toda as questões como sendo de máxima gravidade ou urgência, por exemplo. Se for considerado dessa forma, não há como estabelecer uma diferença entre elas, ou seja, quando todas as questões são de máxima urgência, na verdade, nenhuma delas é urgente de fato.

Aplicando no nosso exemplo teríamos:

 

Inserção de escala na Matriz GUT

O passo seguinte montar a relação entre os elementos GUT, por meio de uma multiplicação entre os fatores, onde se estabelecerão os graus de prioridade relacionando as avaliações construídas, ou seja:

 

 

Aplicando no exemplo, se faz a inserção do resultado da multiplicação entre os fatores, demonstrado na coluna GUT do exemplo:

 

Cálculo na Matriz GUT

 

Feita essa etapa, a fim de exibir o resultado final, ou seja, a identificação da prioridade de atendimento das questões, se faz necessário reordenar a exibição da matriz, ou seja, os problemas devem ser exibidos e acompanhados dos de maior valor aos de menor valor, na coluna GUT.

Reordenado ou filtrando a planilha conseguiríamos o seguinte resultado da matriz GUT usada em nosso exemplo:

 

Matriz GUT reordenada

 

Com isso a equipes e o processo de gestão deixam claro a ordem com que serão abordadas as questões. Podendo ser dada a publicidade se necessário ou deixando o assunto de forma reservada aos gestores envolvidos, no nível decisório adequado.