OKR

  

Trata-se de uma metodologia aplicada à gestão de empresas, baseada em um framework e direcionada por um processo de gestão por objetivos, ganhou impulso maior nas últimas décadas e vem se mostrando útil em muitos casos. Ganhou notoriedade quando passou a ser utilizada por empresas de grande porte icônicas como o Google, o Twitter e o LinkedIn.

OKR significa Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados Chave, é uma metodologia de gestão que orienta as ações no sentido de identificar objetivos relevantes ao mesmo tempo que estabelece as formas de medição dos resultados alcançados. O objetivo dessa metodologia é auxiliar a identificação ou desenvolvimento de objetivos relevantes e a forma de como medir os resultados alcançados.

Quando uma empresa ou organização trabalha tendo como foco resultados específicos, todos os esforços e atividades convergem e se somam, tendo como efeito uma multiplicação de efeitos. Dessa maneira, se entende que as operações devem ficar concentradas naquelas que são direcionadas ao atingimento de resultados específicos, ao mesmo tempo que essas mesmas ações convirjam para esse mesmo fim, somando os esforços das equipes ou pessoas em função de um norte único.

Para a aplicação dessa metodologia, é importante alinhar claramente objetivos a serem alcançados com aspectos conceituais que devem ficar claros cotidianamente em termos de missão e valores, presentes em todas as operações da empresa.

Esses elementos se desdobram e geram em metas que são expressas e definidas de forma objetiva, que podem até ser desafiadoras, mas que não podem gerar qualquer entendimento divergente ou parcial. Assim, o estabelecimento desses pontos, normalmente sugere e exige o desenvolvimento de processos motivacionais aos envolvidos.

Para sua implementação, é possível se utilizar de processos colaborativos na definição dos objetivos e indicadores, ou seja, se pode utilizar da equipe da própria organização na identificação tanto dos objetivos a serem alcançados assim como dos indicadores. Isso pode implicar em melhorias e direcionar aspectos de qualidade.

Dessa maneira, no processo de identificação inicial, já se pode utilizar ferramentas como Benchmarking e Brainstorming, dada sua utilidade no aumento da consciência situacional, ao mesmo tempo que favorecem aspectos de participação e de colaboração.

Ressalta-se que essas identificações podem apresentar um conjunto de preocupações e de questões que ainda podem ser submetidas a avaliações e considerações de outras ferramentas da qualidade como a Matriz de GUT ou o SETFI, a fim de estabelecer priorizações e orientar a abordagem da metodologia.

Esses aspectos de participação e de colaboração são fundamentais para o engajamento dos colaboradores, já que os esforços deles em suas atividades cotidianas em função do direcionamento e da resposta da organização, com incentivos, por exemplo, é que fundamentam a metodologia.

Como vantagens na utilização dessa metodologia se pode citar:

·        Clareza: com desenvolvimento participativo, fica claro para todos o que norteia, move e direciona os esforços da empresa. Dessa forma, onde todos sabem onde se quer chegar, tendo claros os objetivos, os processos de cobrança assim como de estabelecimento de metas se tornam natural e claro.

·        Transparência: a partir da clareza, ocorre, então, a natural transparência no processo de condução dos colaboradores e das tarefas da empresa, que passam a ser norteadas e definidas pelos objetivos traçados, além de serem submetidos a um processo de avaliação também claro e objetivo. Isso desmistifica uma série de condições e aspectos gerenciais, deixando todo o processo claro.

·        Entendimento: após a definição das OKRs, é importante retroalimentar as equipes ou colaboradores com relação ao seu desempenho em função do necessário atingimento dos objetivos esperados e dos indicadores definidos. Dar feedbacks são atividades relevantes, já que permitem ajustes e alterações de comportamentos e de processos, ajustando-os no caminho esperado.

·        Otimização: com uma estrutura funcionando de forma direcionada, ou seja, alinhada a objetivos claramente definidos, há a natural concentração de esforços, que elimina qualquer outros que não os delimitados, fazendo com que haja uma otimização no uso de recursos dos mais variados e evitando desperdícios, seja e termos de recursos humanos, financeiros, materiais espaciais, temporais ou mesmo informacionais.

·        Envolvimento: com todas as etapas sendo elaboradas e realizadas de forma participativa, onde processos de elaboração e definição também são criados de forma participativa, o resultado é o surgimento de senso de pertencimento de colaboradores com a empresa ou organização.

De forma objetiva uma OKR pode ser feita simplesmente respondendo as seguintes questões:

 

 Veja as etapas que compõe a metodologia OKR e suas etapas:

1.      Delimitação da OKR, elaboração e definição dos objetivos serem alcançados e a identificação dos indicadores chave a serem utilizados;

2.      Validação dos indicadores de mensuração e de validação do atingimento dos objetivos;

3.      Distribuição e desenvolvimento das OKRs por equipes ou áreas da empresa;

4.      Mapeamento de dependências ou de alinhamentos operacionais ou funcionais;

5.      Monitoramento e acompanhamento regular de indicadores

6.      Revisão intermediária das OKRs para eventuais ajustes gerais;

7.      Confecção de relatórios e compartilhamento de aprendizados, início de novo clico;

Inicialmente é fundamental entender que não há delimitação de objetivos que não possam ser medidos. Os objetivos, de acordo com a metodologia, são descrições qualitativas que se deseja alcançar em determinado espaço de tempo de tempo. Devem ainda ser curtos, direcionados, ao mesmo tempo que inspiradores e envolventes. Podem ainda ser desafiadores e motivadores para a equipe. Já resultados chave, ou key results, não métricas, ou seja, definições quantitativas, números, que medem o progresso e o resultado alcançado. Se propõe que para cada objetivo sejam indicados ou elaborados de 2 a 5 indicadores chave.

Esses indicadores, por sua vez, devem ser coletados de forma isenta, ou seja, de maneira a não permitir ajustes prévios ou considerações de interpretação que os ajuste ou altere em sua anotação. Por isso, a necessária identificação ou seleção de um conjunto maior que o de uma unidade.

Com essas definições, as OKRs devem ser distribuídos ou mesmo devem ser utilizadas na confecção de outras mais específicas e particulares a setores ou áreas de negócio, para que direcione e concentre alinhamentos conceituais d organização. Todas as áreas contribuindo com o atingimento de objetivos maiores, gerais, cada qual fazendo sua parte.

Assim, se podem elaborar OKRs envolvendo aspectos organizacionais diversos, sendo considerados objetivos estratégicos, táticos e operacionais, todos relacionados e derivados.

 

 

Nesse ponto, entender os alinhamentos e relações entre áreas da organização é uma condição essencial na construção da percepção dos aspectos de missão e valores, normalmente explorados em planejamentos. Aqui, empresas de maior porte requerem atenção específica, dada sua abrangência e aspectos operacionais maiores, amplos.

Sugere-se que seja realizada, ao menos, uma revisão intermediária das OKRs, a fim de ajustar e realinhar, eventualmente, as ações. Isso se deve a influência ou interferência que fatores ambientais ou externos podem exercer nos esforços ou operações das organizações. Funcionam como checagens de meia-vida do processo, que podem impactar até na melhoria dos resultados alcançados.

Para sua implementação se devem ter claros alguns aspectos, como, inicialmente, seu ciclo. Mesmo sendo indicados para curtos ciclos temporais, algumas empresas definem que as OKRs devam ser válidas por um período de um ano, outras entendem que devam ser revistas em períodos menores, como semestres ou mesmo ciclos específicos, relativos a algum aspecto ou condição sazonal identificada. Dessa maneira, é importante salientar que os ciclos de feedbacks devem ocorrer dentro do ciclo maior da OKR a fim de permitir ajustes e reorientações.

Como a metodologia prevê um necessário acompanhamento de indicadores quantitativos, ou seja, numéricos, se podem elaborar controles baseados em anotações como planilhas eletrônicas, mas que, como proposto na metodologia, devem ser acesso amplo aos colaboradores, independente do grau hierárquico envolvido.

O uso de ferramentas computacionais, coo as planilhas, ainda favores a criação de meios visuais de apresentação, como gráficos e dashboards, inclusive já estabelecendo relações automáticas entre objetivos inter-relacionados, como os OKRs de departamentos que impactam o OKR de uma diretoria, por exemplo:

 

 

O que pode ser acompanhado com os registros de sistemas e processos medidos. A ideia é que esses indicadores sejam coleados ou colhidos de forma natural, mas que representem elementos de impacto concreto nos objetivos traçados. A elaboração gráfica pode ser útil na interpretação dos registros numéricos, muito embora seja um procedimento complementar.

 

Exemplo

 

As revisões intermediárias previstas na metodologia podem ser complementadas por ajustes, onde usualmente processos descritos até em fluxogramas podem ser revistos, com vistas a realização dessas adequações. Ainda no caso de aplicação da metodologia em atividades que envolvam processos produtivos fabris, por exemplo, a coleta de dados pode ser submetida a avaliações e considerações diversas, inclusive como uso de gráficos de dispersão, entre outras ferramentas estatísticas de qualidade, valendo ressaltar que sua flexibilidade permiti o uso em amplo espectro organizacional. Essa metodologia pode revelar necessidades de ajustes em aspectos diversos com elevado impacto nos aspectos de qualidade.